加强总务部门岗位职责建设，保障公立医院内部控制
公立医院里的总务部门，看似不直接参与医疗救治，却如同幕后英雄，对医院的整体运营起着关键作用。这个部门与内部控制的多项重要环节紧密相连。比如，泉州市的一家公立医院就曾因为总务部门在物资管理上的小疏忽，出现过漏洞。这一事件充分说明了总务部门岗位职责清晰明确的重要性。
后勤物资采购员的关键使命
医院后勤物资的持续供应，采购环节至关重要。在上海某大型公立医院，采购员需依据医院繁杂的运营需求，严格依照采购预算执行。电气维修维护材料及其他后勤物资的采购，必须在预算范围内按时保质完成，这是医院日常运作的基础保障。若遇预算外需求，比如需采购新技术所需的物资或临时特殊需求，必须由医院预算管理委员会追加预算后才能进行采购。紧急状况下，如自然灾害导致医院抢修急需应急物资，采购员需经院长和分管副院长批准先行采购，随后迅速向预算管理委员会申请追加。采购环节不止于购买，还需参与验收，若发现电气维修维护材料或物资存在质量问题，需及时与供应商沟通解决。
在大型三甲医院担任物资采购工作并不简单，这一点从岗位本身就能窥见一斑。采购决策、流程设计以及后续的跟进工作都极为复杂。它们既要与医院的节奏保持一致，又要遵守严格的制度规定。
后勤物资库房保管员的守护角色
库房保管工作绝不能轻视。某市公立医院的库房保管员肩负着管理后勤物资库房的重任。在编制预算时，必须有条不紊地规划。验收是后勤物资入库的关键环节，任何不符合要求或验收不合格的物资都不得入库，必须退回并妥善处理，同时要详细记录原因和处置措施。对于入库物资的手续办理和质量检验，必须严格把关。同时，还需妥善管理库房环境，确保其整洁和安全，防火、防水、防爆措施一样都不能忽视。库存物资的保养同样关键，例如定期检查物资的有效期，对即将过期的物资及时调整货架位置，过期的物资则需移至专门库房并通知采购员。此外，库房盘点也是一项必须定期进行的重要工作。
库房管理任务繁重，需要处理众多事务的动态调整。稍有不慎，就可能引发后勤物资的浪费或库房秩序的混乱。这些问题无时无刻不在考验着保管员的责任心。
后勤物资会计工作的精准聚焦
财务领域广泛，后勤物资会计在其中扮演着不可或缺的角色。以广州某公立医院为例，那里的后勤物资会计主要负责核算工作。他们需确保后勤物资的进出存管理既清晰又准确，实施诸如“数量管理、重点统计、实耗实销、日清月结，季末盘点”等细致入微的管理措施。从验收环节的复核，到入库后汇总表的编制和报送财务科，再到利用计算机管理系统核对发放单并完成账面转账，每一个环节都要求精确无误。
各种账目需每日结算、每月汇总，盘点及协助处理临近过期的物品等工作也属于职责范围。每月初，还需将各科室的物资消耗详情报送至绩效考核办公室。此外，发票的详细信息以及物资临时入库的明细表也需准备妥当，以便于查阅和上报付款。财务工作的精准性对会计人员提出了高度的责任感和严谨的工作态度要求。
内部控制中的总务部门体系协同
这三个岗位看似独立作战，实则构成一个紧密协作的系统。采购员采购物资后，需与保管员对接验收和入库。若衔接不顺畅，物资可能会积压，或出现供应短缺。会计的核算工作依赖于采购员和保管员工作的准确性，他们的数据为会计提供了依据。同时，会计的数据也为其他岗位提供了成本等方面的数据支持。在武汉的一家公立医院，就曾因信息传递不及时，导致会计数据出错，进而影响了绩效考核。若任何一个环节出现问题，整个总务部门体系都会受到影响，进而影响到内部控制。
制度与操作规范的双轮驱动
明确的制度如同指引总务部门高效运转的灯塔。在我国，医院管理、财务管理等领域均有既定的法律法规和政策，医院内部亦设有详尽的规章制度。采购员需遵循预算规定进行采购，仓库保管员须确保库房管理符合安全防范等要求，会计人员则需遵守财务会计的规范。操作规范则是实际操作的指南。以重庆某医院为例，具体物资购进流程、库房管理的各项细节都有明确的操作手册。制度是构建框架的基础，规范则是填充细节的关键，二者共同作用，确保总务部门职责得以正常履行，为医院内部控制提供坚实保障。
岗位建设与医院未来发展展望
公立医院总务部门职责的建立，对医院的发展具有重大影响。目前看来，若每个岗位都能严格遵守职责要求，医院日常的运营稳定性就能得到稳固的保障。从长远角度看，这有助于医院提高内部控制的整体水平以及运行效率。若每位员工都能清晰并忠诚地执行职责，就如同加固了公立医院发展的根基。你是否在你的公立医院，或者你所了解的公立医院中，遇到过某些岗位执行不力的现象？期待大家积极点赞、分享这篇文章，并加入讨论。